À quoi ressemble un justificatif de note de frais ?

Il y a des documents qui sont tellement importants que leur rédaction demande une attention particulière. Au nombre de ceux-ci, il y le justificatif de note de frais. C’est dans le cadre professionnel qu’est rédigé ce justificatif.

Justificatif de note de frais : Aspect

Lorsque dans le cadre d’une mission professionnelle, il vous a été donné de réaliser certaines dépenses, il vous faut produire un justificatif de note de frais pour vous faire rembourser. Toutefois, le remboursement ne peut être effectué que sous certaines conditions.

Entre temps, c’est sous la forme papier qu’était réalisé ce document. Désormais avec l’avènement des NTIC, vous pouvez le faire sous forme électronique. Il y a de nombreuses entreprises qui aujourd’hui, peuvent vous aider à réaliser ce document de façon numérique. Vous évitez ainsi d’éventuelles erreurs.

C’est un document qui, pour être validé, doit nécessairement contenir certaines informations notamment la date de la dépense effectuée et le nom du fournisseur.

Il est également impératif que vous mentionniez sur le justificatif accompagnant la note de frais, le descriptif de la dépense ainsi que la TVA (si bien sûr, la dépense est soumise à la TVA). Dans certains cas, vous pouvez ajouter au document, votre nom ainsi que celui de l’entreprise.

Justificatif de note de frais : ce qu’il faut mettre selon le cas

Le document qui atteste des dépenses réalisées peut se présenter sous plusieurs formes. Il est important que vous sachiez que pour chaque cas, les informations à affichées peuvent différer.

Cas des frais de repas

Si vous avez eu à engager des dépenses pour la restauration dans le cadre de votre activité professionnelle, celles-ci doivent figurer sur le justificatif de note de frais. Il faudra donc conserver les factures, les tickets, les notes…

Dans le cas où ce serait un client que vous aurez invité dans l’espoir de conclure un contrat par exemple, le justificatif doit faire mention :

du nom de cet invité ;

de sa fonction ;

du nom de l’entreprise ;

du nom des collègues qui vous auraient accompagné.

Cas de frais kilométriques réels

Lorsque vous avez utilisé votre véhicule personnel pour vos déplacements dans le cadre professionnel, vous pouvez être également remboursé. Pour cela, votre document justificatif doit indiquer le lieu de la mission ainsi que le motif du trajet. Dans ce dernier cas, vous devez prouver qu’il s’agit bel et bien d’une mission professionnelle.

Le justificatif de note de frais doit aussi comporter le nombre de kilomètres effectués. Il est important que vous y ajoutiez aussi la puissance fiscale du véhicule. Pour que la conformité de la puissance fiscale du véhicule soit attestée, vous devez fournir la carte grise du véhicule.

Sachez par ailleurs que les tickets de péage, de caisse essence et autres doivent être conservés pour les besoins d’un éventuel contrôle fiscal.

Cas des frais de transport

Sauf exceptions, les déplacements que vous effectuez pour le cadre d’une mission professionnelle peuvent être également remboursés. Pour que cela soit fait, vous devez fournir tous les documents qu’il faut. Ici, le justificatif de note de frais sera le billet de transport ainsi que les différents frais engagés lors d’un déplacement réalisé avec une voiture de fonction. Il peut s’agir des frais de carburant, de péage…

Cas des frais d’hébergement

Dans le cadre de votre hébergement, si vous voulez être remboursé, le document doit comporter les informations classiques ainsi que quelques autres. Il doit en effet, contenir le total des nuitées, la catégorie de la chambre et possiblement les frais annexes.

Vous devez également mentionner la raison pour laquelle vous avez choisi de séjourner dans un hôtel. Pour cela, n’hésitez pas à indiquer sur le justificatif la distance qui sépare votre logement à l’hôtel.